Çok iyi bir fikrinizin olduğu ve bu fikri hayata geçiremediğiniz oldu mu? Okulda öğrenim görürken katıldığınız bir proje çok iyi gidiyorken, birden kendinizi işin içinden çıkamaz halde buldunuz mu? İş yerinizde proje ekibinizle projenin yönetim süreci hakkında sorun mu yaşıyorsunuz? Çok iyi fikirlerim var ama bir türlü bunları yönetemiyorum, hayata geçirme aşamasında duvara tosluyorum cümlesi size tanıdık geldi mi? Eğer tanıdık geliyorsa, “proje eğitimi” hakkında tecrübelerimden yola çıkarak yazdığım bu blog yazısını okumaya devam edin! 😊
Günümüzde projeler ve girişimler; aldığımız formal/informal eğitimlerin, iş hayatımızın ve aklımıza gelen fikirlerin ayrılmaz iki parçası olmuş durumda. Hepimiz, okulumuzda veya iş yerimizde bir ekibin parçası olmuş ve ekibimizle ortak bir iş çıkarmaya çalışmışızdır. Bu süreç bazen zorunlu ve sonu hüsranla biten, bazen ise ekibimizle birlikte ürettiğimiz fikirle başarılı bir sonuca ulaşmıştır. Kimi zamanlar bu süreç bizi o kadar yıpratmıştır ki “bir daha ekip çalışması yapmak istemiyorum, yalnız daha başarılı olurum” cümlesi aklımızdan geçmiştir. Çünkü her zaman ekip arkadaşlarımızı kendimiz seçemeyiz. Seçiyor olsak bile istediğimiz kadar verimli bir süreç geçiremeyebiliriz.
Bu yaz, bir sivil toplum kuruluşunda proje tasarlama kampına arkadaşlarımla birlikte katıldım. Kamp sonunda kendi ekibimizi oluşturup bir soruna çözüm üretecek projeyi yönetmemiz istendi. Arkadaşlarımdan oluşan bir ekip kurup projeyi tasarladık. Ancak ilerleyen süreçte, ekibimle -yakın arkadaşlarım olmalarına rağmen- iletişim, ortak karar alma ve sorumluluk konularında sorunlar yaşamaya başladık. Proje boyunca içim içimi yedi ve nerede yanlış yaptığım konusunda kendimi çok sorguladım. Başarının anahtarının sevdiğimiz insanlardan oluşan bir ekip yaratmakta olmadığını çok üzülerek öğrendim. Sonu hüsranla biten ve başarılı olan iki durumda da doğru veya yanlış yapılan çok önemli bir nokta varmış: Proje eğitimi. Ekip arkadaşlarımla birlikte, bu yazıyı okuyan bazı okuyucular gibi biz de proje eğitimini dikkate almayıp atlamıştık.
Okuduğum kitaplardan ve daha sonra aldığım proje eğitiminden yola çıkarak minik bir bilgilendirme yapmak, okuyucularımın da yaşadığı bu sorunu biraz daha aydınlatmak istiyorum. Nedir bu proje eğitimi ve niçin bu kadar önemli? Proje eğitimi; projenin yapılma ve sonuçlanması arasında bulunan birçok sürecin doğru yönetilmesi, istenen sonuca ulaşılması için projeye (içeriğine, süresine, amacına) yönelik verilen eğitimdir. Bu eğitimde amaçlanan; projenin oluşturulması, proje amacının belirlenmesi, projedeki sorun/çözümlerinin belirlenmesi, projede etki edilmek istenen alan vb. süreçlerin “doğru şekilde planlanması ve yönetilmesi” ne dair ekip üyelerini bilinçlendirmek ve daha başarılı bir sonuç yaratmaktır.
Proje eğitimi; ekip üyelerinin arasındaki iletişimi iyileştirir, hiyerarşinin oluşmasını önler, üyeleri daha bilinçli ve projeye bağlı hissettirir. Zamana karşı yarışılan bir projede tüm süreçleri netleştirir ve zaman kaybını önler. Projede sonuca yaklaşırken strese girmeyi azaltır, ekiple birlikte daha olumlu hissederiz. Proje eğitimi ve proje yönetiminin başlıca adımları;
- Proje Başlatma: Projenin ihtiyaçları ve hedefleri belirlenir. Bu aşamada, proje tanımı, kapsamı ve hedefleri netleştirilir. Ekip oluşturulur, roller ve sorumluluklar atanır ve projenin başarı kriterleri belirlenir.
- Planlama: Projenin detaylı bir planı oluşturulur. Bu aşamada, zaman çizelgesi, bütçe, kaynaklar, riskler ve iletişim stratejisi gibi unsurlar belirlenir. Planlama sürecinde, projenin tüm adımları ve gerekli kaynaklar gözden geçirilir ve bir yol haritası oluşturulur.
- Yürütme: Planlama aşamasında oluşturulan plana göre proje çalışmaları gerçekleştirilir. Kaynaklar tahsis edilir, görevler dağıtılır ve ekip üyeleri belirlenen zaman çizelgesine uygun olarak çalışmalarını sürdürür. Proje yöneticisi, ilerlemeyi izler, riskleri yönetir ve iletişimi sağlar.
- İzleme ve Kontrol: Projenin ilerlemesi ve performansı düzenli olarak izlenir ve değerlendirilir. Gerçekleşen ve gerçekleşmeyen hedefler belirlenir. Riskler ve sorunlar takip edilir ve gerektiğinde müdahale edilir. Bu süreç, projenin zamanında ve bütçe dahilinde ilerlemesini sağlar.
- Sonuç: Projenin tamamlanması ve sonlandırılması için gerekli adımlar atılır. Müşteriye veya paydaşlara sonuçlar sunulur, işler devredilir ve projenin performansı değerlendirilir. Ayrıca, projenin başarıları ve öğrenilen dersler belgelenir.
maddelerinden oluşur.
Proje eğitimi ve yönetimi; etkili iletişim, kaynak yönetimi, risk kontrolü ve performans izleme gibi unsurları içeren önemli adımları kapsar. Bu adımlar, projenin tüm sürecinde ekibimizi başarıya doğru adım adım taşır. Projeleri zamanında ve bütçe sınırını aşmadan tamamlarız. Böylece proje başarıyla sonuçlanır. Bu bilgileri öğrendikten sonra kendime ve arkadaşlarıma dair inancım geri geldi. Hatanın ne kendimde ne de ekip arkadaşlarımda olduğunu, proje yönetimi eğitiminin ne kadar önemli olduğunu hep birlikte öğrendik. Artık küçük bile olsa hiçbir detayı atlamadan çalışıyoruz 🙂 Umarım bu yazı, okuyan herkese birazcık bile olsa yardımcı olur.
Elina Günay Özdeş