Bir düşünün, önceliklendirilmiş planlar mı yoksa karmaşık bir düzen mi üretkenliğinizi daha çok etkiler? İngiliz Girişimci William Penn, “Zaman en çok istediğimiz ama en kötü kullandığımız şeydir.” der. Pek de haksız sayılmaz. Neden mi? McKinsey ‘nin yaptığı bir çalışmaya göre, sadece e-postaları okumak, yazmak veya yanıtlamak için haftada ortalama 13 saat harcıyoruz. Harvard Business Review (HBR) dergisinde yayınlanan başka bir araştırmada ise, yılda sadece 300 bin saatimizi toplantılar için harcadığımız ortaya koyulmuş. Akıp giden zamana karşı koyamadığımız bir gerçek. Bu yüzden de zaman yönetimi becerisi gitgide hepimiz için bir ihtiyaç haline gelmektedir. HBR dergisinde yayınlanan başka bir makaleye göre ise zaman yönetimi, bir kişinin zamanını değişen çevresel koşullara göre yapılandıran, koruyan ve ayarlayan karar verme süreci olarak tanımlanıyor. Zaman yönetimi iş ve okul yaşamımızdan tutun da kişisel hayatımızı verimli geçirmek; hedeflerimize emin adımlarla ulaşmak için oldukça önemli noktalardan birisidir. Peki şimdi “zamanım yok” demek yerine, zamanınızı daha bilinçli kullanmak adına yeni teknikler ve uygulamaları keşfetmeye, hayatınıza katmaya ne dersiniz?
Zaman Yönetimi Teknikleri
Zaman yönetimi becerinizi değerlendirmek, becerinizi geliştirmeden önce kendinizi tanımanız ve özgün bir plan yapabilmek adına önemlidir. Bunun için kendinize birkaç soru sormanız faydalı olabilir:
-Gün içinde zamanımı en çok ne için harcıyorum?
-Bu durum üretkenliğimi nasıl etkiliyor?
-Kendime zaman ayırmakta güçlük çekiyor muyum?
-Yapılacaklar listemi gün sonunda tamamlamış oluyor muyum?
Bu gibi sorular kendinizi değerlendirmeniz ve bu yola adımınızı atmanız için derin bir bakış sunabilir. Değerlendirmelerinizi yaptıktan sonra, diğer bir adım olan zaman yönetimi tekniklerini deneyerek zamanınızı yönetmeye bir adım daha yaklaşabilirsiniz.
Pomodoro Tekniği
Zaman yönetimi konusunda adını sıklıkla duyduğumuz Pomodoro tekniği, Francesco Cirillo tarafından geliştirilerek hayatımızın içine girmiştir. Pomodoro İtalyanca “domates” anlamına gelir ve tekniğin tasarımcısı Crillo mutfağındaki domates saatinden ilham alarak geliştirmiştir. Tekniğin temel prensipleri şunlardır; öncelikli olarak bir görev belirlemek ve her ne yapıyorsanız yapın 25 dakika boyunca o işe odaklanmanız gerekmektedir. 25 dakika dolduktan sonra ise 5 dakika kısa bir mola verip eğer göreviniz bitmemişse yine döngüler halinde bu tekniği uygulamaya devam edebilirsiniz. Fakat genel olarak her 4 pomodorodan sonra bir 15-30 dk arasında mola vermeniz önerilmektedir. Bir işe odaklanmanın zor olduğu ve her an bildirimlerin gözümüzün önünden aktığı, uyarıcılar tarafından dikkatimizin dağıldığı bu çağda, 25 dakika sadece bir işe odaklanmak hem zihinsel yorgunluğu minimum düzeye indirmek adına hem de odaklanmanızı artıracağı için oldukça faydalı bir zaman yönetimi tekniklerinden biridir. Isaac Pitman’ın da dediği gibi, “İyi düzenlenmiş zaman, iyi düzenlenmiş bir zihnin en kesin işaretidir.”
Pomodoro tekniğine özel olarak yapılmış uygulamalar mevcut: Focus To Do, Pomodoro Tracker, Flat Tomato bunlardan sadece birkaçıdır. Siz de hemen bu uygulamaları indirerek bu tekniği uygulamaya başlayabilirsiniz.
Kurbağayı ye!
“Kurbağayı ye!” metodunu daha önce duymuş muydunuz? Bu söylemin kökenleri, Mark Twain’in “Eğer işin bir kurbağa yemek ise, onu sabah ilk iş olarak yapmak en iyisidir. Sabah ilk iş olarak canlı bir kurbağa yemek, günün geri kalanında kötü şeyler olmasını engeller.” sözüne dayanıyor. Brian Tracy’nin yazdığı ve Türkçe’ye “Ye O Kurbağayı!” ismi ile çevirilen kitap, bu yöntemi açıklamakla kalmıyor, aynı zamanda verimliliğinizi artırmak adına 21 tane yol da sunuyor.
Peki şimdi biraz düşünün. Gün içinde gözünüze yapılması en zor gelen görevi ne zaman yapıyorsunuz? Önceliğiniz bu işi hemen bitirmek mi yoksa günün başka saatlerine ertelemek mi? Bu metodun bize öğretmeye çalıştığı mesaj aslında şu: gözünüzde en çok büyüyen, size korkutan, “zor” görünen ve en fazla erteleme ihtimalinizin bulunduğu görevi ilk yapmak. Evet, yanlış duymadınız! Listenizde sizi en çok korkutan görevi en sona değil, en başa yerleştirmek. Sizi en az heyecanlandıran görevi ilk başta tamamlarsanız, hem zihinsel yorgunluğunuzdan kurtulur hem de diğer görevleri yapmak için motive hissedebilirsiniz. Kitabın yazarı Tracy bu konuda; “Hissettiğiniz tüm, korku, yetersizlik ve isteksizlik hissine rağmen kaçındığınız işleri en önce yapın. Başarılı ve etkileyici insanlar doğrudan büyük görevlerin altına girerler ve bu görevler tamamlanana kadar sabit, kararlı bir şekilde çalışıp kendilerini disiplin içine sokarlar.” diyor.
Eisenhower Matrisi
Eisenhower, üretkenliği ile tanınan Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. Başkanıdır. En ünlü üretkenlik stratejisi Eisenhower Box (veya Eisenhower Matrix) olarak bilinir ve çok basit bir karar verme aracıdır. Eisenhower matrisi, görevlerin aciliyet ve önem derecesine göre önceliklendirilir ve 4 kategoriye ayrılır. Gelin, bu kategorileri daha yakından inceleyelim.
Acil ve önemli: Bu görevlerin öncelik sırası yüksektir ve hemen yapmanız gereken görevler olarak tanımlanır.
Önemli, ancak acil değil: Bu görevler önemli olan ancak henüz kesin bir son tarihi olmayan uzun vadeli hedefler ve görevlerdir. Daha sonra yapmak üzere planlayabileceğiniz görevler olmalıdır.
Acil, ancak önemli değil: Diğer profesyonellere veya başkalarına devredebileceğiniz görevler olabilir.
Ne acil ne de önemli: Bu görevler çoğu insan tarafından zaman kaybı olarak değerlendirilen, ortadan kaldırabileceğiniz, silebileceğiniz görevlerdir.
Tabii burada acil ve önemli arasındaki farkı da bilmek gereklidir. Eisenhower bu konuda, “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemlidir” der. Brett McKay’in başka bir deyişiyle, “Önemli görevler, uzun vadeli misyonumuza, değerlerimiz ve hedeflerimize katkıda bulunan şeylerdir.”
Eisonhower matrisini indirmek ve hemen kullanmak için buraya tıklayabilirsiniz.
Bonus: Getting Things Done kitabının yazarı David Allen : “İnsanlar, ‘Bunu yapacağım’ diyorlar ama asla yazmıyorlar. Kafanız fikir sahibi olmak içindir, onları tutmak değil.” diyor. Zamanınızı planlarken yapacağınız işleri aklınızda tutmak yerine, David Allen’ın da söz ettiği gibi bir kağıda veya dijital araçlara yazmanız verimliliğinizi daha çok artırabilir. Zaman yönetimi üzerine en çok kullanılan ve kolaylıkla kullanabileceğiniz dijital araçlar ise şunlardır; Trello, Toggl, Todoist, Forest ve Rescue Time.
Motivasyon
Bir işe motive olarak başladığınızda daha iyi öğrendiğinizi ve öğrendiklerinizi daha çok hatırladığınızı biliyor muydunuz? Amerikan Psikologlar Derneği’nin yayınladığı motivasyon üzerine bir araştırmaya göre bilmemiz gereken önemli bir gerçek var: o da tüm motivasyonların eşit yaratılmadığı. İçsel ve dışsal motivasyonlar bir işe başlayabilmeniz için büyük önem taşır ve daha iyi öğrenmeniz adına sizi destekleyebilir. Her ne kadar hedeflerimizi önceliklendirip bir adım atmaya çalışsak da, başlamak için motivasyon bulmak bazı zamanlarda oldukça güç olabilir. Hatta zaman zaman yapılacaklar listesi uzayıp giderken, endişe ve stres dolu hissedebilmek mümkün. Bundan dolayı da zaman yönetimi ve motivasyon neredeyse birbiri ile ilişkili olan, birbirine dokunan kavramlardır. İşte motivasyonunuzu beslemek için birkaç öneri!
Atomik Alışkanlıklar Oluşturun.
Küçük adımların büyük önemine inanır mısınız? Her yeni yıla yaklaşırken hepimiz neredeyse daha iyi alışkanlıklar geliştirebilmek, daha iyi versiyonumuz olabilmek adına birçok liste oluşturmaya başlarız. Öyle ki, çoğu mükemmele yakın olur. Fakat bu alışkanlıklarımızı inşa ederken gerçeklik payını da göz önünde bulundurup küçük de olsa bir adım atmanın önemini göz ardı etmememiz gerekli. “Atomic Habits” Kitabının yazarı James Clear bize bu konuda küçük alışkanlıkların büyük fark yaratabileceğini ve bu yüzden de atomik alışkanlıklar geliştirmemiz gerektiğini söylüyor. James Clear, değişimin yüzlerce küçük kararın etkisiyle çıktığını söylerek bunlara “atomik” alışkanlıklar adını veriyor. Peki küçük alışkanlıklar neden büyük fark yaratırlar? Aşağıdaki grafikte de görebileceğiniz gibi, her gün kendinizi %1 oranında geliştirmeniz yıl sonunda 37 kat geliştirebileceğinizi gösteriyor. Fakat her gün %1 gerilerseniz, 0 noktasına yaklaşırsınız. Yani, küçük adımların önemini küçümsemeyerek ve zamanınızı iyi kullanarak hedeflerinize motive bir şekilde ilerlemek mümkündür.
Gelişim Zihniyetinizi Besleyin.
Psikolog Dr. Carol Dweck tarafından ortaya atılan sabit zihniyet (growth mindset) ve gelişim zihniyeti (fixed mindset) teorileri, bir işe başlamadan önce size motive edebilecek önemli kavramlardan biridir. Dr. Carol Dweck’in bu konu hakkında yaklaşık 20 yıl süren bir araştırması bulunmaktadır. Bu araştırmaya göre; Growth mindset yani büyüme zihniyetine sabit insanlar, yeteneklerinin geliştirilebileceğine inanır ve “öğrenme” onlar için çok önemli bir meseledir. Sabit zihniyete sahip insanlar ise, yeteneklerinin doğuştan bir hediye olduğuna inandıkları için bu durumun değişmeyeceğine inanırlar. Ortada bir başarısızlık söz konusu olduğunda ise sabit zihniyete sahip kişiler devam etmek için bir motivasyon bulamazlar ve “bu kadarmış” diyerek pes etme eğilimindedirler. Fakat gelişim zihniyetine sahip olan kişiler ise başarısızlığı bir fırsat olarak algılayarak daha fazla öğrenme motivasyonu içinde olabilirler. Bu konu hakkında daha bilgi sahibi olmak için Carol Dweck’in “Mindset” kitabını okuyabilir, Ted konuşmasını izleyebilirsiniz.
Hazır Olmayı Beklemeyin.
Bir işe başlamak için her zaman hazır olmayı bekleyenlerden misiniz? O halde size üzücü bir gerçek; muhtemelen hayatınızın hiçbir döneminde hazır hissetmeyeceksiniz ve bu da sizi bir adım öteye taşımayı engelleyecektir. Kafanızaki planları hayata geçirmek için, atomik alışkanlıklarınızdan da beslenerek büyük bir yol katedebilirsiniz. Unutmayın, Voltaire’in de dediği gibi; “Mükemmellik iyinin düşmanıdır.” Bu söz, bize sürekli hazır ve “mükemmel” olmayı beklersek hedefimize ulaşmakta zorluk çekeceğimizi anlatır. O halde, hemen şimdi hedeflerinize yaklaşmak için bir adım da olsa atarak kendinizi dönüştürmeye, değiştirmeye ve şekillendirmeye ne dersiniz?
Arya Genç Kulüp Üyesi